【加拿大都市網】最新一期《移民資訊彙編》(Lexbase)披露加拿大移民部北京簽證中心去年向聯邦提交的文件，總結了北京處理申請系統試行電子化的一些經驗。
文件指出，不少移民申請者為求增加申請獲批機會，將大量無關重要的文件提交給簽證官，致審批效率大減。北京簽證中心建議，在實行電子化申請之後，必須減少家庭團聚類申請人提交文件的頁數，只接受限量的能對審批決定有影響、並與個案關聯度高的輔助文件。簡而言之，申請文件要從重量轉向重質。
移民部北京簽證中心在以往運行中，以及在數碼化操作試行過程中，積累了處理紙本申請和電子申請的大量經驗。這些經驗突顯了移民部由紙本申請，走向全面電子化的重要性。該中心發現，申請人提交的大量輔助文件與個案本身的關聯有限，對於做出審批決定沒有幫助，反而造成巨大的紙本文件負擔。
「鑒於移民部正在開發一個提交電子申請文件的平台和端口，關鍵的一點是要求申請人提交的文件，必須是高度相關、且能對做出審批決定有幫助的輔助文件。這樣才可以令審批更有效率，改善用戶體驗，減少申請個案積壓時間。」
電子化文件應限格式數量
北京簽證中心在試行過程中得到的啟示是，在電子化可以消除紙本文件在全球及加拿大各中心之間傳遞及儲存的問題，電子文件得以存進GCMS全球個案管理數據庫。然而，這樣儲存電子文件並非沒有成本，而且隨着數據量的增大，會對GCMS系統的速度和穩定性產生不利影響。
「電子化申請是紙本申請的複製。紙本申請文件量巨大，轉為電子化申請之後，文件量同樣巨大。電子化固然可以令處理過程更靈活，但簽證官要審核大量電子文件，可能比審核同等頁數的紙本文件更耗時，而且有許多因素，包括網絡帶寬、電腦顯示器、電子文件的組織、圖像質量等，都會對審核的速度產生影響。」
提供關鍵照片證配偶關係
文件建議，在開發提交家庭團聚類電子申請文件的平台和端口時，移民部必須找到一個正確做法，為申請人提供指引，並設置系統限制，包括電子文件的最低分辨率、文檔最大限制和自動質量控制等。其結果是要申請人只提供限量、並與申請高度關聯的輔助文件，而不是為了增加申請被批准的機會，而不受節制地提交關聯度不高的各種文件。
一個典型的例子是在配偶移民中，證明申請人與擔保人關係的照片。在電子化申請中，要限制申請人上傳照片的數量，只限提供證明雙方關係各時期發展的關鍵性事件照片，如雙方建立關係、訂婚、結婚，以及家庭有新增成員等。
「在電子文件提交平台上設立限制，可以令申請人或其代理人改變過往心理，更注重提交文件的質量而不是數量。總體而言，限制提交文件數量，只要求提供高關聯度的文件，能縮短申請人的等候時間，提升簽證官的處理速度，也有利於保持GCMS全球個案管理系統數據庫的速度和穩定性，減少儲存大量電子文件的成本。」
移民部北京簽證中心在試行電子化過程中，共把8,016份申請資料電子化，並提交到移民部「全球個案管理系統」(GCMS)數據庫中，涉及的主要是家庭團聚類別的申請，來自全球25個移民處理中心。其中來自倫敦、德里、墨西哥、馬尼拉、內羅比等五大中心的申請，佔了76%。
在這超過8,000個申請個案中，共有965,387頁紙本文件，工作人員要將它們掃描成130,843個PDF格式的附加文檔，並上傳到GCMS全球數據庫，總數據量達62,998.68MB 。平均而言，每一個家庭團聚類移民申請的紙本文件多達152.7頁，被掃描成20.7個附加文擋上傳到GCMS全球數據庫。
不過，移民部北京簽證中心發現，來自全球不同地區的申請，其文件數量各有不同。印度德里提供的個案樣本，平均每個有209.92頁，來自土耳其安卡拉平均186.15頁，均遠高於全球平均。其中9個「特長」的申請個案，文件超過1,000頁，大多數來自德里。最長的一宗更有1,750頁，來自黎巴嫩的貝魯特。
相反，來自以色列的特拉維夫和孟加拉的達卡的個案樣本，平均文件長度少於100頁。
