【加拿大都市网】最新一期《移民资讯汇编》(Lexbase)披露加拿大移民部北京签证中心去年向联邦提交的文件，总结了北京处理申请系统试行电子化的一些经验。
文件指出，不少移民申请者为求增加申请获批机会，将大量无关重要的文件提交给签证官，致审批效率大减。北京签证中心建议，在实行电子化申请之后，必须减少家庭团聚类申请人提交文件的页数，只接受限量的能对审批决定有影响、并与个案关联度高的辅助文件。简而言之，申请文件要从重量转向重质。
移民部北京签证中心在以往运行中，以及在数码化操作试行过程中，积累了处理纸本申请和电子申请的大量经验。这些经验突显了移民部由纸本申请，走向全面电子化的重要性。该中心发现，申请人提交的大量辅助文件与个案本身的关联有限，对于做出审批决定没有帮助，反而造成巨大的纸本文件负担。
“鉴于移民部正在开发一个提交电子申请文件的平台和端口，关键的一点是要求申请人提交的文件，必须是高度相关、且能对做出审批决定有帮助的辅助文件。这样才可以令审批更有效率，改善用户体验，减少申请个案积压时间。”
电子化文件应限格式数量
北京签证中心在试行过程中得到的启示是，在电子化可以消除纸本文件在全球及加拿大各中心之间传递及储存的问题，电子文件得以存进GCMS全球个案管理数据库。然而，这样储存电子文件并非没有成本，而且随着数据量的增大，会对GCMS系统的速度和稳定性产生不利影响。
“电子化申请是纸本申请的复制。纸本申请文件量巨大，转为电子化申请之后，文件量同样巨大。电子化固然可以令处理过程更灵活，但签证官要审核大量电子文件，可能比审核同等页数的纸本文件更耗时，而且有许多因素，包括网络带宽、电脑显示器、电子文件的组织、图像质量等，都会对审核的速度产生影响。”
提供关键照片证配偶关系
文件建议，在开发提交家庭团聚类电子申请文件的平台和端口时，移民部必须找到一个正确做法，为申请人提供指引，并设置系统限制，包括电子文件的最低分辨率、文档最大限制和自动质量控制等。其结果是要申请人只提供限量、并与申请高度关联的辅助文件，而不是为了增加申请被批准的机会，而不受节制地提交关联度不高的各种文件。
一个典型的例子是在配偶移民中，证明申请人与担保人关系的照片。在电子化申请中，要限制申请人上传照片的数量，只限提供证明双方关系各时期发展的关键性事件照片，如双方建立关系、订婚、结婚，以及家庭有新增成员等。
“在电子文件提交平台上设立限制，可以令申请人或其代理人改变过往心理，更注重提交文件的质量而不是数量。总体而言，限制提交文件数量，只要求提供高关联度的文件，能缩短申请人的等候时间，提升签证官的处理速度，也有利于保持GCMS全球个案管理系统数据库的速度和稳定性，减少储存大量电子文件的成本。”
移民部北京签证中心在试行电子化过程中，共把8,016份申请资料电子化，并提交到移民部“全球个案管理系统”(GCMS)数据库中，涉及的主要是家庭团聚类别的申请，来自全球25个移民处理中心。其中来自伦敦、德里、墨西哥、马尼拉、内罗比等五大中心的申请，占了76%。
在这超过8,000个申请个案中，共有965,387页纸本文件，工作人员要将它们扫描成130,843个PDF格式的附加文档，并上传到GCMS全球数据库，总数据量达62,998.68MB 。平均而言，每一个家庭团聚类移民申请的纸本文件多达152.7页，被扫描成20.7个附加文挡上传到GCMS全球数据库。
不过，移民部北京签证中心发现，来自全球不同地区的申请，其文件数量各有不同。印度德里提供的个案样本，平均每个有209.92页，来自土耳其安卡拉平均186.15页，均远高于全球平均。其中9个“特长”的申请个案，文件超过1,000页，大多数来自德里。最长的一宗更有1,750页，来自黎巴嫩的贝鲁特。
相反，来自以色列的特拉维夫和孟加拉的达卡的个案样本，平均文件长度少于100页。
